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Hace algunas semanas publiqué un artículo que, bajo el título Tu primer día, hacía referencia al proceso de incorporación de nuevos empleados a una empresa, analizado desde la óptica del propio empleado. En dicho artículo citaba una serie de recomendaciones para hacer más fácil su integración en la nueva empresa cuando ésta no tiene un Plan de Acogida.

En esta ocasión, el enfoque del artículo va dirigido a las empresas que emplean nuevos trabajadores y no disponen del citado Plan de Acogida. El objetivo del artículo es proporcionarles unas recomendaciones para que puedan diseñarlo e implantarlo en su organización.

El Plan de Acogida

El Plan de Acogida tiene como objetivo planificar la incorporación, sociabilización y el seguimiento de los nuevos profesionales que se incorporen a una organización.

Las principales empresas e instituciones de nuestro país como BBVA, Correos, Repsol-YPF, Telefónica, La Caixa o Coca Cola, entre otras, dedican una especial atención a la llegada de sus nuevos empleados, poniendo a su disposición el tiempo y los recursos necesarios para explicarles por qué han sido contratados (objetivos), qué es lo que esperan de ellos (funciones) y cómo deben afrontar su actividad diaria (medios disponibles).

La duración de dichos programas de bienvenida puede oscilar desde un día a varios meses. Hay organizaciones que incluyen completos programas de formación y lo alargan hasta dos años.

Para determinar la duración óptima del programa hay que considerar las siguientes fases y cuantificarlas en términos de tiempo:

  1. Bienvenida
  2. Incorporación
  3. Formación
  4. Rotación de puestos (opcional para determinados cargos)
  5. Desempeño de la actividad
  6. Evaluación del empleado

El responsable de Recursos Humanos debe determinar, para cada puesto, cuál es la duración idónea de cada etapa para que el nuevo empleado adquiera los conocimientos, las habilidades y las actitudes deseados, integrándose en su nuevo entorno de relación social y laboral.

El proceso de integración

El proceso de integración debe contar en todo momento con la participación de un mentor o tutor, que será quien realizará el seguimiento personalizado, bajo la supervisión del responsable de Recursos Humanos. Del mismo modo es imprescindible el apoyo de los responsables de los diferentes departamentos de la empresa.

La estructura y el contenido del Plan de Acogida deben adaptarse a las características y filosofía de cada una de las empresas que lo promueven.

Una estructura orientativa que puede servir de guión para elaborar un Plan de Acogida es la siguiente:

    FASE DE BIENVENIDA

  1. Reunión de bienvenida. En dicha reunión deben estar presentes el responsable de Recursos Humanos, el mentor asignado y, en función del rango de la persona que se incorpora y de las características de la empresa, debería estar presente, incluso, la Dirección General o el máximo responsable de la unidad de negocio correspondiente.
  2. Cuestiones básicas. El primer día deben resolverse y explicarse todas las cuestiones legales, de orden y de funcionamiento interno, como son:
    • Contrato y condiciones salariales pactadas.
    • Calendario Laboral
    • Horario
    • Permisos y asuntos propios
    • Código de conducta
    • Ubicación del puesto de trabajo
    • Necesidades del recién incorporado (equipo de trabajo, ordenador, cuentas de correo, claves de intranet, tarjetas de visita o todo aquello que proceda en cada caso)
  3. FASE DE INCORPORACION

  4. Conocimiento de la empresa. Una vez que la incorporación se ha hecho efectiva y se ha superado “el primer día”, el mentor debe transmitir al nuevo empleado los aspectos relacionados con la cultura empresarial y organizativa de la empresa, es decir:
    • Modelo de negocio
    • Forma de organización
    • Cultura de la empresa:
      • Misión, Visión y Valores
      • Órganos de Gobierno y Gestión
      • Organigrama, departamentos y funciones.
    • Gestión estratégica y operativa:
      • Introducción al Plan Estratégico – Objetivos, prioridades y proyectos estratégicos en los que la empresa está inmersa.
      • Líneas de negocio
      • Cartera de Productos/Servicios
      • Tipología y segmentación de clientes
      • Procedimientos internos
      • Canales de comunicación (internos y externos)
      • Tipos de reuniones, objetivos, estructura y funcionamiento de las mismas.
      • Documentación adicional: Memorias de Gestión, informes…
    • Conocimiento de los partners estratégicos de la empresa (si los tiene)
  5. FASE DE FORMACION

  6. Conocimiento del mercado en el que opera la empresa y del producto
    • Situación del mercado, principales agentes y tendencias sectoriales
    • Principales competidores
    • Principales proveedores y marcas más destacadas
    • Formación de producto
  7. Formación específica para el puesto
    • Estructura del departamento al que se incorpora
    • Objetivos del departamento
      • Generales
      • Anuales
    • Actividades principales
    • Procesos de trabajo del departamento
    • Conocimiento de las herramientas de comunicación interna y aprendizaje de su manejo.
    • Procesos de reporting de actividad
    • Reuniones con cada departamento
    • Programas formativos (presenciales y online)
    • Formación in situ
      • Visitas programadas (a fábricas, delegaciones, puntos de venta, etc., según corresponda)
      • Visitas programadas a clientes
  8. FASE DE ROTACION DE PUESTOS

  9. Rotación temporal por diferentes puestos para conocer a fondo la empresa. Esta es una técnica dirigida a futuros directivos de la empresa y tiene carácter opcional para la empresa. Es conveniente que este proceso se inicie desde los puestos más básicos y llegue hasta el puesto de responsabilidad del nuevo empleado, ascendiendo a través del organigrama funcional es espiral, es decir, por diferentes funciones y departamentos.
  10. FASE DE DESEMPEÑO DE LA ACTIVIDAD

  11. Participar en la confección del Plan de acción del departamento
    • Análisis de la situación actual: DAFO del departamento
    • Objetivos (cualitativos y cuantitativos):
      • Del departamento
      • De la empresa
      • Por cliente
      • Por línea de producto/servicio
      • Por marca
    • Estrategias
    • Acciones y timing
    • Presupuestos del departamento
    • Herramientas de control e indicadores de gestión
  12. FASE DE EVALUACION DEL EMPLEADO

  13. Evaluación. Transcurrido el plazo previsto, conviene realizar una valoración acerca de si se han conseguido los objetivos que se habían planteado en el momento de la contratación y si el nivel de desempeño del nuevo empleado cumple las expectativas iniciales.

Llegados a esta fase, si el proceso ha sido satisfactorio y la evaluación favorable, podremos decir que el proceso de acogida ha finalizado y que el empleado ya se encuentra plenamente integrado en la organización.

17 comentarios

  • Miriam
    17 años ago

    Hola, que oportunidad tan grande y valiosa tuviste al poder asistir a un concierto de Edvin, y sobre todo que bueno que te gustó porque es un mùsico extraordinario. Lo conocí cuando tocó en los juegos olímpicos de Torino y me encantó su música he conseguido sus discos por internet y los disfruto mucho.

    Que bueno que te haya encantado su música, nos vemos.

  • Celeste
    17 años ago

    Hola! La verdad que te envidio! Ver al grandioso Edvin en vivo y en directo! Ojalá algún día pueda cumplir mi sueño. Yo lo conozco desde antes de que tocara en los Juegos Olímpicos de Turín y puedo jurar que nunca me voy a cansar de escuchar su música. Y te felicito por escribir un muy buen artículo sobre él, me gustó mucho leerlo!
    Bueno, me voy despidiendo…. Excelente elección de música que tenés!

    Ah, la gente que quiera conversar sobre Edvin acá les dejo mi e-mail blanyazu_cel@hotmail.com

    Besos!l

  • Ale
    17 años ago

    hola!!!!!!! pues que te puedo decir . megusta mucho Edvin Marton, es un tipaso y que envidia que hallas tenido la oportunidad de verlo . pues mi sueño es algun día llegar a tocar el vilín como el y claro tener un Stradivarius …su musica me facina ; la manera en que combina los ritmos es genial …bueno tu ya lo viste…. me alegra que te halla gustado…

  • 16 años ago

    la verdad es que la musica de edvin marton es grandiosa su famoso Stradivarius te hace pensar que en la vida hay pocas cosas buenas pero sin duda su musica es una de ellas

  • Arely
    16 años ago

    la verdad no puedo hacer nada mas que opinar como tu, su musica es maravillosa, la verdad no sabes como te envidio, pero ojala, algun dia yo tambien pueda verlo interpretando uno de sus temas. adios

  • 16 años ago

    soy fan de edvin marton quisiera que pudieran decirme donde puedo comprar su albun o en que pagina de internet puedo comprarlo. espero que me ayuden. gracias

  • cChisSe
    16 años ago

    HoOlAp.=D!!!!!

    Excelente artículo acerca de Edvin, Te Felicito =)!!!!!!
    Neta que envidia, pero me da gusto que te haya gustado la música de Edvin, es maravillosa, yo igual lo conocí cuando tocó en los Juegos Olimpicos en Turín Italia… Me quede maravilla con su música y he conseguido sus dicos por internet =D!!! Me agradó leer el artículo =D!!!!
    Bueno me voe!!!

    Excelente elección!!!!!
    KizZezZoOtEzZ